Proceseffektivisering i Børne- og Ungestaben, Frederiksberg Kommune

Henrik Mosekilde

Student thesis: Diploma thesis

Abstract

Denne rapport er udarbejdet som speciale på linjen HD Økonomistyring og Procesledelse med management konsulent Merete Permin som vejleder. Rapporten beskæftiger sig med effektivisering af de økonomiske administrative sagsgange i stabsfunktionen på Børne- og Ungeområdet i Frederiksberg Kommune. Projektet tager udgangspunkt i såvel en analyse af de eksterne udfordringer og muligheder, der præger området samt de internt identificerede problemstillinger, som via en række interview og spørgeskemaer belyser områdets styringsmæssige udfordringer udtrykt af såvel decentrale og centrale ledere som fra stabens egne medarbejdere. De primære udfordringer har, foruden kommunernes generelle pressede økonomiske situation, vist sig at være, at Børne- og Ungestaben synes at nedprioritere understøttelsen af styringsforudsætningerne i daginstitutioner, klubber og på skoler i sine bestræbelser på at imødekomme et stigende afrapporteringsbehov fra det politiske niveau. Samtidig ses den teknologiske udvikling dog, at have givet nogle muligheder for at imødegå de stigende udfordringer. Taget i betragtning, at ca. 70 % af Børne- og Ungeområdets samlede budget ligger decentralt, så virker denne prioriteringsglidning ikke optimal i forhold til målet om at styre den samlede økonomi strammere. Det anses dog ikke for muligt inden for rammerne af denne opgave at ændre på afrapporteringskravene eller de økonomiske rammer, hvorfor den eneste løsning, der vurderes at være tilbage er, at effektivisere den tilgang man har i dag. Derfor foreslår denne rapport, at Børne- og Ungestaben undersøger, hvilke muligheder, der er for at imødegå den omtalte prioriteringsglidning. Dette forslag munder ud i en anbefaling om, at Børne- og Ungestaben skal se på, hvorledes de økonomiske administrative sagsgange kan udføres anderledes, således at der bliver tid til både at løfte det stigende afrapporteringsbehov og at levere den nødvendige styringsmæssige understøttelse til det decentrale niveau. Som redskab til at gennemføre forandringer i de økonomiske administrative sagsgange i Børne- og Ungestaben anvendes management-redskabet Business Process Reengeneering (BPR). Dette redskab forudsætter dog en vis grad af organisatorisk projektstyringsmodenhed, som via en PRINCE2 Maturity Model1 (P2MM) viser sig utilstrækkeligt repræsenteret i Børne- og Ungestaben. Det forholder sig imidlertid således, at Børne- og Ungestaben allerede udfører og deltager i forskellige former for projekter, som afsluttes med tilfredsstillende resultater for både opdragsgiver og projektdeltagere. Man kan således vælge enten at vente på at organisationen bliver moden nok til at arbejde med projektstyring på et plan, der officielt muliggør BPR og tilsvarende indsatser, eller man kan vælge at tilpasse tilgangen i anvendelsen af BPR og gennemføre metoden med viden om den risiko denne fremgangsmåde kan indebære. Her vælges den sidste tilgang. Med dette udgangspunkt gennemføres BPR med fire af Børne- og Ungestabens økonomiske administrative sagsgange i fokus. Processernes værdikæder bearbejdes for at kunne angive konkrete forbedringstiltag, som tillige anvises en vej til implementering. Implementeringen prioriteres, således at høsten af de lavt hængende frugter bidrager til at motivere organisationen langsomt, selvom at det er vanskeligt i en organisation, der normalt kun i mindre grad arbejder med incitamentsstrukturer. Rapporten munder ud i fire konkrete muligheder for at finde en del af den efterspurgte tid til at imødekomme fremtidens udfordringer og nutidens behov.

EducationsGraduate Diploma in Management Accounting and Process Management, (Diploma Programme) Final Thesis
LanguageDanish
Publication date2011
Number of pages131