Servicebaserede IT-omkostninger i JP/Politikens Hus

Abstrakt

IT-afdelingen i JP/Politikens Hus A/S skal fra budgetåret 2010 skifte til servicebaseret fordeling af sine omkostninger. Denne fordeling baseres på principper fra ITIL, og suppleres med omkostningsteori fra ABC, herunder specielt overvejelser om kapacitet. Prissætningen af services skal understøtte servicen som en going concern , hvilket betyder at der skal indregnes omkostninger til vækst, løbende udskiftning og vedligehold. Dette betyder også at fremtidige udskiftninger ikke skal nansieres særskilt, men er indregnet i de serviceomkostninger, koncernens forretningsenheder påføres. Forudsigeligheden bliver derved større end i dag, hvor det er nødvendigt at starte et separat nansieret projekt ved de este udskiftninger og opgraderinger. Dette betyder, at der skal ndes en måde at opsamle indbetalte ressourcer på. Personaleomkostninger i IT Drift skal i fremtiden måles mere detaljeret, end de historisk er blevet det. Dette foregår ved at bede medarbejderne estimere, hvordan deres tid har fordelt sig på delservices. Denne estimering bør systemunderstøttes snarest muligt, gerne med mulighed for at registrere estimater med vilkårlige intervaller jo lettere det er at registrere, jo større er sandsynligheden for at opnå en fornuftig datakvalitet. På længere sigt bør det overvejes, hvordan man måler udnyttelsesgraden. Mest muligt af den generiske kapacitet i IT-landskabet bør lægges i Service Level Packages , så der ndes en pris per kapacitetsenhed. Eksempelvis kan centrale disksystemer med fordel allokeres på denne måde. Det gælder både for kapacitet der efterspørges direkte af kunder, og for kapacitet der udelukkende anvendes internt af forskellige objekter i kon gurationsdatabasen systemer, delservices med videre. En udbredt brug af SLP'er vil give en høj grad af transparens med hensyn til omkostninger, og muliggøre benchmarking, der er meget svær at gennemføre ellers. Det kan blive nødvendigt at gøre nogle typer af kapacitet til genstand for koncernstrategiske overvejelser, især i tilfælde hvor omkostningerne ikke er kontinuerligt variable. SLP'er er, fordi medarbejderne (i hvert fald til budgetår 2010) registrerer tidsfordeling på delserviceniveau, nødt til at være baserede på særskilte delservices. Det vil derfor være nødvendigt at udvide servicekataloget, inden der kan laves SLP'er. Udstyr, der anvendes af ere services, bør så vidt muligt omkostningsfordeles ved hjælp af ressourcemålinger. Som omkostningsdriver er anvendte ressourcer den mest præcise, der ndes. Den er dog ikke særligt transparent, så der må foretages en særskilt analyse når der skal optimeres på forbruget. Ved at sammenstille servicepriser med kundernes business case for anvendelsen, bliver det muligt at prioritere forbedringsprojekter. I disse kan man anvende principper fra tidsdrevet ABC til at simulere, hvordan forandringer i driftsprocesser påvirker serviceomkostningen. Det vil være mest rentabelt at foretage disse analyser efterhånden som der fokuseres på den enkelte service. Den servicebaserede omkostningsfordeling er designet til netop at fordele omkostninger. Dette betyder, at data ikke kan bruges direkte til interne ledelsesformål, herunder overvejelser om hvordan services leveres. Til denne brug må der foretages særskilt analyse.